Ruben De loonadministratie gaat over de verwerking van lonen en salarissen in een bedrijf. Naast het maken van loon- en salarisstroken omvat de afdeling salarisadministratie het bijhouden van de stamgegevens van de medewerkers, het beheren van de salarisadministratie en het rapporteren van de benodigde premies (bijvoorbeeld loonbelasting of premies zorgverzekering). Elke werkgever die werknemers in dienst heeft, is wettelijk verplicht om de loonadministratie bij te houden en dus maandelijks een loonstrook voor zijn werknemers op te stellen. Wat zijn de taken van de salarisadministratie? De salarisadministratie houdt zich bezig met de volgende taken:
Onderhoud van persoonlijke stamgegevens
Voor elke werknemer wordt een aparte loonrekening of een apart gegevensrecord aangemaakt. Deze salarisadministratie moet verschillende persoonlijke stamgegevens bevatten, bijvoorbeeld voornaam, achternaam, geboortedatum, woonplaats en adres. Deze persoonlijke stamgegevens worden bijgehouden door de salarisadministratie. Als er een nieuwe werknemer wordt aangenomen, opent en houdt de salarisadministratie een nieuwe salarisrekening aan en meldt de werknemer zich ook aan bij de socialezekerheidsinstanties.
Beheer van de jaarlijkse loonrekeningen
Naast de persoonlijke stamgegevens bevatten de loonrekeningen nog meer persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld het attest voor de loonheffingskorting en algemene fiscale kenmerken van de werknemer. Bij elke loonstrook moeten aanvullende gegevens worden vastgelegd:
- de betaalperiode
- de dag van loonbetaling
- lonen en hoe deze tot in detail zijn samengesteld
Aan het einde van het boekjaar sluit de salarisadministratie de salarisadministratie af en rapporteert deze aan de sociale zekerheidsinstanties, het uitzendbureau en de statistiekbureaus.
Afrekening personeelsbeloning
De salarisadministratie stelt het totale loon van de werknemer vast – inclusief loon- en nevenbelastingen en de te betalen premies sociale verzekeringen. Daarnaast maakt zij de loonstroken op en geeft deze door aan de betreffende medewerkers.
Voldoen aan de wettelijk voorgeschreven rapportageverplichtingen
De wettelijk verplichte rapportageverplichtingen omvatten bijvoorbeeld:
- de aangifte inkomstenbelasting
- de premieopgaven zorgverzekering
Om de zorgverzekeraars, zorgverzekeraars en pensioenverzekeraars in staat te stellen hun taken uit te voeren, hebben zij informatie nodig over de werknemers die in dienst zijn. De werkgever is verplicht rapportages voor de werknemers in te dienen.
Deze dienen om de vorderingen van de werknemers op de fondsen en verzekeringsmaatschappijen te verzekeren. De salarisadministratie draagt de looninhoudingen over aan de socialezekerheidsinstanties en de belastingdienst en, indien nodig, aan externe incassanten. Als een werknemer het bedrijf verlaat, meldt de salarisadministratie dit meestal aan het einde van de maand aan de sociale zekerheid.
Creëren van boekhouddocumenten voor financiële boekhouding
Uiteindelijk moeten lonen en salarissen ook worden overgemaakt naar de rekeningen van de werknemer. De salarisadministratie maakt de bijbehorende boekhouddocumenten voor de financiële administratie aan. Bij kleinere bedrijven houdt de salarisadministratie zich ook vaak bezig met het opstellen van arbeidsovereenkomsten.
